Этикет и культура делового общения в организации

Значительная часть времени в графике руководителей организаций, а также сотрудников, чья деятельность заключается в регулировании работы персонала, уходит на деловые разговоры. Это могут быть совещания, конференции, согласования и другие форматы общения относительно производственных моментов. Поскольку качество таких переговоров напрямую влияет на эффективность и успешность компании, необходимо соблюдение определенных норм и правил, которые обуславливают культура делового общения и этикет. Умение адекватно и корректно вести беседу является ключевым фактором, способствующим и личному успеху в предпринимательской деятельности. Однако, несмотря на очевидность элементарных правил поведения в обществе, сфера деловых отношения все же предполагает свои особенности коммуникации, знание которых существенно повышает ценность и скромного клерка, и крупного менеджера.

Понятие культуры и этики в деловом общении

Деловой мир достаточно строг в определениях и по природе своей исключает любые неточности и расплывчатые формулировки. И все же нормы коммуникативного взаимодействия – это та сторона бизнеса, где преобладают этические принципы. В общих чертах эти аспекты отражает культура делового общения, понятие которой можно определить как совокупность норм морально-нравственного поведения. На основе выработанных принципов адекватного с точки зрения культуры поведения и происходит регулирование стиля взаимоотношений между людьми в рабочих процессах.

В деловой культуре важно различать две категории норм – ценностные и ментальные. Первая группа представляет некий свод традиций и определяет этическую составляющую в деловой среде. Ценностные аспекты культурной регуляции в деловом общении могут выступать и в качестве стереотипов, привычного поведения или актуальных стилистических форм корпоративного поведения. В отличие от ценностной прослойки, закладывающей основу культурного делового общения, база ментальных факторов является более эффективной для применения. Такие принципы регуляции норм общения вырабатываются как ответ на запрос в повышении качества делового процесса.

То есть, если традиционные или привычные нормы становятся малоэффективными или вовсе затормаживающими развитие организации, вводятся ментальные основы культуры делового общения, которые позволяют эффективнее справляться с производственными ситуациями. В современных странах, где уровень экономического развития выше среднего, принципы деловой культуры основаны на этической обоснованности, ориентации на свободу творчества, взаимодействие и независимость.

Культуру в деловом общении можно представить и как элемент общего морально-нравственного развития специалиста, который умеет продуктивно и бесконфликтно общаться с коллегами и партнерами, а также создавать благоприятную и дружественную атмосферу.

В среде предпринимателей этикет и культура делового общения тесно переплетаются. Понятие этики нередко звучит в контексте определения культуры в той или иной сфере. Как способ определенной систематизации этические нормы помогают в регулировании деловых взаимоотношений. Этика в деловом мире – это свод нравственных правил, с помощью которых определяется характер поведения руководителей и сотрудников в производственной деятельности.

Хотя значительную долю этических правил, перенятых деловым миром, можно отнести к категории общепринятых, есть и особые случаи норм, выработанных уже специально как средство регуляции рабочих отношений. По большому счету, этикет и культура делового общения основываются на взаимном уважении экономических и репутационных интересов между партнерами и коллегами. Более того, этические законы бизнеса предписывают уважительно относиться и считаться с интересами конкурентов. Это значит, что компания не должна использовать приемы, которые выходят за рамки конкурентной рыночной борьбы.

Деловая коммуникация

Деловое общение состоит из делового: переговоров, бесед и встреч, а также публичных выступлений. Таким образом, деловое общение становится многогранным процессом развития отношений в мире труда. Участники этих отношений достигают своих целей и конкретных задач посредством коммуникации, сохраняя при этом свой официальный статус.

Поддержание статуса является специфическим для данного процесса. Сохраняется также регулирование делового общения и соблюдение установленных правил. К ним относятся культурные или национальные традиции, менталитет, профессиональная этика, публичные и имплицитные нормы поведения. Деловой этикет формирует правила, которые способствуют развитию отношений между людьми в рабочей среде и их взаимопониманию.

Бизнес этикет делится на две подгруппы: общение между сотрудниками с равным статусом и общение с начальством. В обоих случаях общим правилом является дружелюбное и корректное обращение со всеми коллегами и партнерами, независимо от их личного расположения по отношению к человеку. Умение правильно обращаться с людьми является одним из основных факторов, влияющих на ваш успех в бизнесе, официальной или сервисной деятельности. Д. Карнеги утверждал, что успех зависит только на 15% от ваших профессиональных навыков и на 85% от вашей способности работать с людьми.

Средства связи:

речь;
язык;
Жесты;
пантомима;
Фразы;
Эмоции.

Компоненты коммуникационного процесса:

Сообщение;
Разговор;
доклад;
Точка зрения;
Это комплимент.
Виды делового общения:
Разговоры;
Переговоры;
Встреча;
Визиты;
публичные выступления.

Формирование навыков культурного общения

Проблемы формирования и развития навыков делового общения, предусматривающих достаточный уровень культуры и этикета, связаны с организацией процессов освоения знаний в данной сфере. Кроме того, усложняются и профессиональные задачи сотрудников, что обуславливает необходимость нестандартных подходов к стилю ведения переговоров, выступлений и т. д. В большинстве своем организации не способны обеспечить выстраивание корректных деловых взаимоотношений и успешную командную работу. В свою очередь, сотрудники подчас лишь на базовом уровне имеют представление о речевом этикете.

Большое значение имеет и поведенческий опыт, который обретается посредством специальных методов. В современных компаниях формирование культуры делового общения происходит в процессе выработки практических навыков у членов своей команды. Для этого руководители ведут работу в следующих направлениях:

Организация деловых коммуникативных игр.
Проведение тренингов, на которых предусматривается демократическое поведение.
Тренинги по управлению конфликтными ситуациями с моделированием не только профессиональных схем поведения, но и межличностных.
Индивидуальное, подгрупповое и коллективное развитие практических навыков, которые позволят слаженно работать в команде.

Использование тренинговых инструментов дает возможность наладить процесс формирования культуры посредством практической отработки умений поведения в разных ситуациях. При этом вырабатывается не только культура делового общения с профессиональной стороны, но также происходит и личностное развитие с самопознанием. С точки зрения пользы для организации это означает более высокую самоотдачу сотрудника, нацеленность на результат и заинтересованность в успешности компании.

Риторические принципы и культура поведения

Рассматривая средства общения в деловой сфере, невозможно не затронуть и аспект эффективности коммуникативного воздействия на слушателя. Все-таки успешность специалиста в бизнесе во многом определяется его умением четко, объективно и понятно доносить свою позицию. Для этого многие используют риторические приемы делового общения и правила культуры поведения в едином комплексе. Эффективность переговоров с применением таких средств общения вкупе с соблюдением этикета и правил хорошего тона с большей вероятностью создаст положительный имидж как у сотрудника, так и у всей компании. Риторика предусматривает несколько психолого-дидактических принципов воздействия, которые применяются в ходе выступлений, собеседований, конференций и презентаций – это ассоциативность, доступность, интенсивность и экспрессивность.

Средства ассоциативности призваны вызвать у слушателей сопереживание и подвигнуть их на размышления, отталкиваясь от рациональной и эмоциональной памяти. Достижение такого эффекта обеспечивается благодаря таким приемам, как образность, аналогии, ссылки на прецеденты и т. д. Доступность является особенно важным принципом, за счет которого выступающий может быть понятым коллегами и партнерами с разной культурно-образовательной подготовкой. Повысить доступность можно посредством сообщения малоизвестной и оригинальной информации в комбинации с разнохарактерными сведениями. Средствами, которые повышают экспрессивность, стоит пользоваться тем, у кого высоко развиты культура делового общения и коммуникативный опыт, иначе можно получить противоположный эффект нежелательной театральности. Экспрессивность помогает человеку эмоционально и в то же время искренне выразить свое отношение к теме. Интенсивность в деловом общении – это, как правило, умение в определенном темпе максимально полно и доступно преподнести информацию с учетом подготовленности слушателей к ее восприятию.

Психологическая составляющая в деловом общении

Психология в культуре деловой беседы позволяет определять закономерности в психическом состоянии собеседников и в соответствии с его характеристиками уметь создавать благоприятный климат переговоров. Человек, обладающий психологическими знаниями, может защищаться от некорректного поведения партнера, использовать способы разрядки негативных эмоций, опровергать в мягкой форме доводы оппонентов и спокойно выслушивать критику. Особое значение психологическая культура делового общения имеет в разрешении конфликтных ситуаций, поскольку в них зачастую и проявляются особенности разных психологических типов.

Среди приемов и способов психологической поведенческой культуры в процессе деловой беседы можно выделить следующие:

Формирование хорошего мнения о себе (или компании).
Создание психологически благоприятной обстановки.
Выслушивание собеседника и понимание его мотивов.
Определение внутреннего состояния партнера (по манерам и голосу).
Нейтрализация замечаний в процессе разговора.
Способы защиты от некорректного поведения.
Техника ведения бесконфликтного разговора.
Техника самоуспокоения.

Речевая культура

В первую очередь культура ведения деловой беседы подразумевает умение грамотно пользоваться литературным языком и выбирать уместные риторические приемы в зависимости от ситуации. Речевая культура включает коммуникативные аспекты, нормативные и этические.

Нормативный фактор предполагает корректность речи с соблюдением правил литературного языка. Понятие языковой нормы является ключевым фактором, которым определяется речевая культура делового общения в переговорных процессах. Коммуникативный аспект – это навык, позволяющий использовать языковые средства в ходе общения. Этическая составляющая, в свою очередь, связана с умением пользоваться правилами речевого поведения в зависимости от ситуации. Данные правила могут изменяться, поскольку среди партнеров и коллег могут быть люди с разными нравственно-этическими установками.

Особое значение для успешности переговоров имеет коммуникативная культура в деловом общении, обусловленная правилами речевого этикета как системы знаков, которыми обмениваются люди в процессе переговоров. Вербально речевой этикет обеспечивает поведенческую культуру и может составлять как общий комплекс стереотипов общения, так и узкую нишу в рамках обращения с просьбами, приветствиями, привлечением внимания и т. д.

Введение

Деловое общение — это необходимая часть человеческой жизни, самый важный способ общения с другими людьми. Этические нормы являются вечными и одним из главных регуляторов этих отношений, выражая наши представления о добре и зле, о справедливости и несправедливости, о правильном или неправильном поступке человека. И общение в деловых отношениях со своими подчиненными, начальниками или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или спонтанно полагается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание он вкладывает в них, в какой степени он принимает их во внимание в общении вообще, он может сделать свое деловое общение легче, эффективнее, помочь в решении задач и достижении целей, а также сделать общение более трудным или даже невозможным.

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно основано и связано с конкретным видом деятельности, связанным с производством продукта или коммерческим эффектом. В этом случае стороны делового общения действуют в формальном (официальном) статусе, который определяет необходимые нормы и стандарты (в том числе этические) поведения людей. Как и любой вид коммуникации, деловая коммуникация имеет исторический характер, она проявляется на разных уровнях социальной системы и в разных формах. Его особенность в том, что он не является самодостаточным, не самоцелью, а средством достижения других целей. В рыночных отношениях главной целью является достижение наибольшей прибыли.

Важнейшей особенностью делового общения является то, что необходимо уметь строить отношения с разными людьми, при этом достигая максимальной эффективности деловых контактов. Самое заманчивое предложение для партнера может «провалиться» из-за его нахмуренной или необразованной внешности. Что, если само бизнес-предложение не является таковым? Возьмем типичную ситуацию: к нам приходит молодая, красивая женщина, когда мы объявляем конкурс на работу, связанную с работой с людьми. Она спросила: «Зачем вы пришли к нам?» Она говорит нам конфиденциально, с приятным тоном и приятным выражением лица: «Я получаю так мало от своей работы! Я живу одна с ребенком, мой муж уже давно не платит алиментов. Я даже больше не подписываюсь на газеты. Я покупаю только иногда. Я только что купил его, и вот твоя реклама». «Вы когда-нибудь работали с людьми?» — «Нет, но я думаю, я попробую, может быть, все получится». Я боюсь, что они все равно отрубят меня на работе». Результат такой презентации нетрудно предсказать.

Понимание специфики делового общения приводит к мысли, что он должен учиться.

Культуру делового общения следует понимать как высокий уровень коммуникативных навыков в деловом мире.

Культура делового общения предполагает:

Высокая коммуникативная культура, т.е. искусство говорить (в том числе на публике) и слушать.
Способность объективно воспринимать партнера и правильно его понимать.
Способность выстраивать отношения с каждым партнером для достижения эффективного взаимодействия, основанного на взаимных интересах.

Стороны делового общения взаимосвязаны: Способность правильно воспринимать и принимать партнера или аудиторию помогает найти правильные аргументы, а владение риторикой помогает их интерпретировать. Все это необходимо для успешного делового контакта, где демонстрируется умение взаимодействовать с партнером: Преодоление коммуникационных барьеров, занятие необходимой психологической позиции, достижение соответствующего уровня коммуникации и т.д. В идеале бизнесмен должен обладать эквивалентными знаниями по всем аспектам коммуникации в деловом мире.

Культура в телефонном разговоре

Телефонный разговор относится к формам беседы в жестких рамках, что нередко приводит к ошибкам в деловом этикете. С другой стороны, ограниченный формат имеет свои преимущества, одним из которых является возможность моделирования типовых ситуаций и путей их преодоления. Например, правила культуры делового общения в телефонном разговоре можно отразить в нескольких распространенных примерах поведения:

Нельзя без предварительного согласования звонить на домашний номер партнера.
Оптимальные временные рамки для возможного совершения звонка можно определить так: с 8 утра до 11 вечера.
При отсутствии ответа на звонок не стоит сразу бросать трубку.
Если связь прервалась, то возобновить ее должен инициатор звонка.
Громко говорить не следует, если собеседник не попросил об этом из-за плохой слышимости.
Разговор должен быть кратким и по существу.
Отвечать на звонки нужно по возможности без задержек, иначе собеседник подумает, что разговор не интересует партнера.
Нежелательно отходить от телефона в процессе разговора, но если в этом есть необходимость, то следует заранее предупредить собеседника.

Также не стоит забывать, что общепринятые принципы культуры делового общения предполагают позитивное и в то же время содержательное приветствие и завершение беседы с возможным подведением итога в кратком виде.

Невербальная культура в деловом общении

Бывает, что слова, как таковые, в деловых переговорах не соответствуют истинному отношению авторов к теме. Также и опытные партнеры могут заподозрить неискренность собеседника, что влияет на принятие решений. Исключить эту вероятность и выявить скрытые мотивы позволяет невербальное общение, то есть языки телодвижений и жестов. Например, по мимике лица можно определить внутреннее состояние собеседника, его возможные мысли и посылы. В связи с этим культура делового общения в организации может включать и невербальные средства коммуникации, которые дают возможность установить доверительный контакт с партнером.

Умение понимать язык жестов позволяет также предвидеть возможную реакцию собеседника еще до того, как он словесно выразит свое отношение к принятой информации. Соответственно, еще в процессе ее донесения параллельно с бессловесным языком можно скорректировать позиции в определенную сторону.

Принято считать, что невербальное общение доступно для каждого человека независимо от его культурного уровня и образования. На деле же это не так. У разных людей разный запас жестовых знаков, и чем выше культура общения делового человека, тем богаче и возможности для бессловесной коммуникации. В переговорах невербальный язык позволит выразить скептическое отношение к предложению, подчеркнуть доминирующие аспекты, скрыть недовольство критикой и многое другое, что окажет не менее сильный эффект на собеседника, нежели прямое высказывание словами.

Формы и цели делового общения, его функции

Существует несколько форм делового общения. Основными из них являются:

Беседа;
Переговоры;
Дискуссия;
Совещание;
Собрание;
Переписка;
Выступление.

Каждая из перечисленных форм имеет свои особенности. Однако при всех соблюдаются общие правила делового общения. К примеру, уважение к оппонентам присутствует при каждой форме. Другим примером может являться правило пунктуальности. Опаздывать на те же переговоры недопустимо.

Если говорить о цели делового общения, то она определяется как воздействие на окружающих. Такое воздействие выражается в стремлении склонить оппонентов к каким-то действиям, поступкам, изменить их мнения, добиться от них желаемого в бизнес рамках. Дополнительной целью можно назвать стремление узнать о собеседнике больше информации, чтобы при дальнейшем общении использовать ее для достижения главной цели. При этом соблюдаются правила, к примеру, ведется беседа в вежливой форме, так как в общении деловых людей недопустимо невежливое отношение к оппоненту.

Функции делового общения:

Информационно-коммуникативная – связанная с накоплением, формированием, а также передачей, приемом информации;
Регулятивно-коммуникативная – предполагающая корректирование поведения, выбор способов воздействия на оппонента;
Эффективно-коммуникативная – выражающаяся в становлении эмоциональной оболочки собеседников.

Разрешение конфликтов

Конфликтные ситуации в деловой сфере не являются редкостью, при этом последствия их могут быть довольно серьезными. В связи с этим используются разнообразные средства и пути их разрешения. На сегодняшний день существует 5 базовых концепций, обуславливающих поведение в ситуациях конфликта:

Игнорирование действий другой стороны.
Приспособление к условиям партнеров.
Поиск нового формата для сотрудничества.
Поиск компромисса.
Конкурентная борьба.

Выбор стиля поведения в конкретной ситуации определяется конкретными интересами участников конфликта. Стиль конкурентной борьбы чаще выбирают люди, которые обладают достаточным авторитетом, волей, широкими полномочиями и при этом не очень заинтересованы в партнерстве с противоположной стороной. Такую тактику можно использовать в случае, если исход конфликта не окажет большого влияния на интересы организации. Но важно помнить, что этика и культура делового общения все же предусматривают соблюдение определенных законов конкурентной борьбы. То есть даже при очевидном преимуществе крупной компании перед маленькой фирмой выиграет руководитель, который будет искать компромиссное разрешение конфликта, действуя и в интересах партнера. Даже если придется поступиться своими интересами, в дальнейшем репутационные дивиденды смогут покрыть упущенную выгоду на текущий момент.

Эталоны поведения для руководителя

Практика формирования делового стиля взаимодействия внутри организаций позволила выработать наиболее эффективные нормы поведения руководителей и подчиненных. Так, для руководителей можно привести следующие примеры эталонного стиля управления:

Работа над сплочением коллектива, участники которого обладают морально-этическими навыками общения.
Приобщение сотрудников к задачам компании, что позволит им чувствовать себя комфортнее и в нравственном плане, и в психологическом. Обычно это происходит в процессе идентификации сотрудника с коллективом.
Все замечания сотрудникам следует делать в полном соответствии с правилами, которые предписывают этика и культура делового общения внутри организаций.
При возникновении конфликтов руководитель должен выяснить все причины. Если проблема возникла из-за недобросовестности или некорректного поведения определенного сотрудника, то задача начальника будет заключаться в том, чтобы помочь подчиненному изменить свой стиль поведения.
Не стоит давать рекомендации подчиненным в делах, которые выходят за рамки профессиональных обязанностей.

Деловой этикет

Деловые документы появились в России после введения письменности в Х. век. Первыми письменными документами, установленными в летописи, являются договорные тексты русских договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов, а в XI веке появился первый Киевский Русский свод законов «Русская правда» — оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитии системы правовой и общественно-политической терминологии того времени. На языке «Русской правды» уже сейчас можно выделить особенности употребления слов и организации речи, которые являются одними из характерных черт делового стиля. Речь идет о высокой терминологии, преобладании состава над подчиненностью в сложных предложениях, наличии сложных построений с композиционными ассоциациями «а», «и», «да», «как», и безсоюзных цепочек. Из всех типов сложных подчиненных клаузул наиболее распространенными являются конструкции с придатками (с объединениями, если таковые имеются). В русской Правде уже используются термины, свидетельствующие о развитии правоотношений в Древней Руси: голова (убита), голова (убита), ухо (убийца), ухо (свидетель), вира (награбленное), добыча (имущество), вена (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют собой важнейший лексический слой языка древних документов.

Эталоны поведения для подчиненного

Адекватное и корректное отношение к руководителю также является залогом успешной и эффективной профессиональной деятельности сотрудника. В этом случае культура делового общения также основывается на нравственных требованиях, которые предъявляет руководитель к подчиненным.

Принципы поведения сотрудника относительно руководителя:

Способствовать и помогать руководству в формировании доброжелательного нравственного климата внутри организации.
Не стоит пытаться навязывать начальнику свое мнение – все замечания и предложения следует выражать предельно тактично и вежливо.
Если намечается какое-либо значимое для коллектива событие, печальное или радостное, об этом следует известить руководителя.
Категорический тон в разговоре с руководителем исключается. Более того, коммуникативная культура в деловом общении требует и от начальников избегать жесткого стиля в разговоре даже с подчиненными.
Желание угодить, а также излишняя лесть не способствуют улучшению отношений с начальством и коллективом. Такой сотрудник воспринимается как подхалим и человек, не достойный уважения.

Существует немало спорных и неоднозначных ситуаций, где непросто выбрать конкретный стиль отношений. Например, могут возникнуть затруднения в общении между коллегами из разных подразделений, которые занимают отличные по статусу положения в организации. В подобных ситуациях стоит руководствоваться простым этическим принципом, который предписывает человеку относиться к другим так, как он хочет, чтобы относились к нему.

Принципы деловой этики

Этика деловой коммуникации должна рассматриваться в ее различных формах: В отношениях между компанией и социальной средой, между компаниями, в той же компании — между менеджером и подчиненными, между подчиненным и менеджером, между людьми того же статуса. Есть особенности между сторонами того или иного вида делового общения. Задача состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствуют каждому виду делового общения, но и не противоречат общим нравственным принципам поведения человека. В то же время они должны служить надежным инструментом координации деятельности лиц, участвующих в деловом общении.

Следует выделить следующие шесть основных принципов:

пунктуальность (делать все вовремя). Только поведение человека, который делает все вовремя, является нормативным. Задержки мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип выполнения всего вовремя применяется ко всем рабочим заданиям. Эксперты, занимающиеся вопросами организации и управления временем, рекомендуют увеличить время, которое, по вашему мнению, необходимо для выполнения работы, на 25 процентов.
конфиденциальность (не говорите слишком много). Секреты учреждения, компании или конкретной сделки должны храниться так же тщательно, как и личные секреты. Также нет необходимости рассказывать кому-либо о том, что они услышали от сотрудника, менеджера или подчиненного об их работе или личной жизни.
Доброта, доброжелательность и дружелюбие. В любой ситуации необходимо быть вежливым, дружелюбным и вежливым по отношению к клиентам, клиентам, покупателям и коллегам. Это, однако, не означает, что вы должны дружить со всеми, с кем вам нужно общаться в службе.