Простое руководство по фасилитации: как к ней подготовиться и чего избегать

Что такое фасилитация

«Слово «фасилитация» происходит от английского facilitate — «облегчать», которое очень точно отражает суть процесса: первая задача фасилитатора — облегчить диалог, дискуссию, помочь сделать ее конструктивной».

Марк Розин

психолог и основатель

Фасилитатор — хороший переговорщик и психолог, который умеет настроить команду на общение и помогает разрешить все внутренние конфликты. Но фасилитация действенна не только в стрессовых ситуациях. Она помогает бизнесу понять, какова миссия компании, какой ее видят сотрудники, какие новые направления можно развивать.

Собирайте обратную связь

Способ для офлайна: Попросите аудиторию поднять вверх кулак и на раз, два, три показать какое-то количество пальцев. Это будет символизировать, насколько продуктивно они провели время, насколько получили возврат на на те усилия, которые инвестировали в процесс. Пять – это самый высокий показатель, один – самый низкий.

Способ для онлайна: В онлайн или в письменных оценках тоже нужно оценивать по оговоренной шкале: от наименьшего числа до наибольшего. Это помогает фасилитатору проанализировать впечатления группы и подготовиться к следующим встречам.

Как подготовиться к фасилитации

Выберите ведущего. Важно не только то, что ваш кандидат разбирается в нужной теме и остается объективным, но и то, как его принимают члены группы.

Узнайте себя поближе. Ответьте на следующие вопросы:

• Каковы ваши личные убеждения, ценности, стереотипы по отношению к обсуждаемой теме?
• Можете ли вы быть объективными в этом обсуждении?
• Какую роль вы должны на себя взять как фасилитатор?
• Как вы можете установить доверие и открытость в группе?
• Как вы можете показать, что проявляете уважение к чужому мнению?
• Какие есть способы тактичного урегулирования конфликта?
• Как сделать так, чтобы обсуждение шло гладко?
• Как поощрить участие в обсуждении, избежав при этом доминирования каких-либо членов группы?
• Как вы поступите, если один из участников проявит неуважение к другому?
• Что делать, если вы не знаете, как ответить на комментарий или вопрос?

Определите цели сессии.

Сделайте план обсуждения: определите размер группы, попробуйте понять, насколько участники знакомы и близки между собой, решите, будет ли разговор в формальном или неформальном тоне. Запланируйте, когда именно вы коснетесь ключевых моментов обсуждения.

Обратите внимание на место, в котором вы планируете провести сессию: оно должно быть достаточно удобным для того, чтобы все участники могли общаться друг с другом, а не только с вами. Подсказка: люди, сидящие кругом, склонны больше разговаривать друг с другом, а не сосредотачиваться на фасилитации.

Подготовьте несколько интересных вопросов, чтобы начать обсуждение, а также материалы, которые вам могут для него понадобиться (доска, маркеры, бумага).

Почему важно прощать ошибки сотрудникам

На различных тренингах также советуют прощать ошибки ценным сотрудникам во всех случаях, когда это возможно без большого ущерба для компании.

Это важно, потому что оступившийся сотрудник будет ценить лояльное отношение к нему и стараться оправдать доверие. Однако с прощением важно не переборщить, если сотрудник слишком часто ошибается, то, возможно, он просто недостаточно компетентен.

Тратить ли деньги на недешёвые тренинги по мотивации, лидерству, управлению и фасилитации или относиться к этому скептически, считая тратой времени, – ваш личный выбор. Важно проверять квалификацию тренера и обращаться в сертифицированные специализированные центры. Стоит осторожно относиться к фрилансерам или организациям, которые не имеют своих специалистов, всё время приглашая кого-то.

С чего начать сессию

Познакомьте участников с целью и структурой обсуждения, убедитесь, что все одинаково понимают, о чем будет сессия, когда она закончится и что за ней последует. Например: «Сегодня мы обсудим конфликт между отделом А и Б. Мы будем говорить в небольших группах в течение часа, затем потратим еще полчаса на общую дискуссию. Мы закончим в 17:00 и любой, кто захочет продолжить обсуждение, может остаться. Если заинтересованных будет много, мы продолжим наше обсуждение в четверг в 15:00».

Объясните свою роль фасилитатора — человека, который должен оставаться нейтральным и объективным, целенаправлено развивать обсуждение и создавать комфортную среду, в которой каждый может принять участие в разговоре. Это не означает, что вы сами нейтральны по отношению к объекту обсуждения, но, как фасилитатор, должны таким оставаться в группе.

Выберите нужный тон. Очень важно создать безопасную и открытую среду, в которой остальные чувствуют, что могут честно поделиться своими взглядами.

Например: «Я здесь, чтобы помочь вам обсудить эту тему. Мы собрались, чтобы научиться друг у друга чему-то новому, понять, как и что каждый из нас думает и чувствует. Чтобы достичь этого, мы должны постараться установить связь друг с другом. Моя задача — помочь вам провести обсуждение, в котором все мнения будут высказаны в безопасной и комфортной обстановке. Это не значит, что у нас не будет противоречий и даже некой напряженности, но я надеюсь, что вы будете открыто высказывать свое мнение. Я понимаю, что это вызов самим себе — поделиться своим наболевшим, внутренними проблемами и показать уязвимые места, поэтому каждый из участников должен следовать определенным правилам дискуссии, чтобы не задеть оппонентов».

Попросите участников представиться и немного рассказать о себе.

Установите основные правила и обязательно уточните у группы, все ли могут их придерживаться. Вот несколько вариантов:

• Используйте я— утверждения: это покажет вашу точку зрения и удержит от обобщения того, что думают или чувствуют другие.
• Уважайте точку зрения других людей: наша цель — не убедить остальных в вашей идее, а вынести ее на обсуждение.
• Сохраняйте конфиденциальность: все, что высказывается на сессии, остается на сессии.
• Избегайте ненужных разговоров и сосредоточьтесь на основном обсуждении.
• Выражайте свое несогласие, не переходя на критику оппонента. Помните, что часто люди принимают критику на свой счет, поэтому избегайте саркастичных и уничижительных комментариев.
• Не перебивайте друг друга.
• Помните, что все вопросы хорошие. Задавайте их, даже если они вам кажутся глупыми или слишком простыми.
• Не додумывайте за других людей. Переспрашивайте, уточняйте.

Подводим итоги

Фасилитация — не просто очередная модная «фишка», а действенный инструмент для решения командных задач. Она помогает создать общее понимание целей компании, предотвратить конфликты, планировать и принимать решения.

Такой подход к групповым процессам работает, если соблюдать правила:

• Сохранять нейтралитет, не становиться на чью-то сторону.
• Давать слово каждому, доверять мудрости команды.
• Использовать визуализацию.
• Вовлекать в работу всех участников.

Хочется развиваться дальше, грамотно планировать проекты побольше и посложнее? Приходите учиться на программы по развитию менеджерских хард и софт скилов, чтобы подстелить соломку там, где сейчас все дается с боем и овертаймами. Анна Лаврова и другие спикеры-практики научат работать с требованиями, формировать бюджет, учитывать риски и поделятся шаблонами проектной документации.

Во время фасилитации

Оставайтесь нейтральными. Обычно фасилитаторы не высказывают своего мнения, а помогают членам группы делиться своим. Ваша роль — способствовать обсуждению в группе, но если у вас есть ценные идеи, которые могут помочь, попросите кого-то еще выступить в роли фасилитатора, а сами примкните на время к группе.

Учитесь слушать, а не говорить. Избегайте высказывать «экспертное мнение». Даже если участники обсуждения обратятся к вам за советом, постарайтесь не давать ответ сразу, а для начала вынесите его на общее обсуждение. Постарайтесь не задевать собственных триггеров — вопросов или тем, которые вызывают у вас большой эмоциональный отклик.

Контролируйте процесс. Еще одна из ваших задач — признавать вклад участников группы в обсуждение. Благодарите за выдвинутые идеи, обращайте внимание, если человеку трудно дается участие в общем разговоре. Несколько действенных техник контроля обсуждения:

• Предложите провести «мозговой штурм», чтобы вся группа, а не отдельные ее участники определили все «за» и «против».
• Разделите участников на две подгруппы, попросите их развить один из аргументов «за» или «против».
• Попросите высказать каждого свое мнение по кругу и указать, в чем именно они согласны с предыдущим оратором.
• Следите за теми, кто не следует правилам, и перенаправляйте их обсуждение в нужное русло.
• Помните, что люди склонны говорить абстрактно тогда, когда имеют дело с неудобными темами. Ловите такие моменты и предлагайте участникам обмениваться реальным опытом, а не строить предположения.
• Будьте терпеливы: в общении вполне может наступить пауза, которая тоже важна для обдумывания ситуации.
• Наблюдайте за участниками и ищите невербальные подсказки: кто говорит слишком много, кто, наоборот, отмалчивается, кто постоянно прерывает других, а кто скучает или сердится?
• Защищайте людей и их идеи от нападок со стороны других участников. Если градус конфликта повышается, попросите всех участников согласиться не согласиться и перейдите к другой теме.

В чем разница между презентацией и фасилитированием

Хоть фасилитатор и должен обладать навыками презентации, но все же его задача другая. Список с основными отличиями поможет вам оставаться в релевантной роли в процессе работы.

Возникновение метода

Фасилитация — процесс и группа навыков, которые позволяют эффективно провести обсуждение сложной проблемы или ситуации. Она помогает группе облегчить внутреннее взаимодействие, чтобы выполнить задачи, решить проблемы или достичь согласия.

Процесс фасилитации повышает эффективность групповой работы, вовлеченность и заинтересованность участников, помогает раскрыть их творческий потенциал и приготовиться реализовать принятые решения. Такой процесс стимулирует участников к более продуктивной мыслительной работе, чем тренинг, семинар или другие формы обучения.

Фасилитацию можно рассматривать еще и как метод обучения, при котором тренер-фасилитатор занимает равную позицию с членами команды, помогает им самостоятельно находить ответы на вопросы и осваивать навыки. Успешная фасилитация включает предварительную подготовку, планирование и реализацию.

Основная цель — ответить на запросы бизнеса: собрать информацию, проанализировать проблемы, генерировать идеи, уточнить задачи, найти решения, договориться и сделать выбор, спланировать действия.

Продукты фасилитации — это решения, которые группа фиксирует на бумаге, в цифровой форме или на фотографиях. Следствием фасилитации должны стать изменения в организации или команде.

Фасилитатор — специалист, который отвечает за качество процесса, не заинтересован в итогах обсуждения, не представляет интересы ни одной из присутствующих сторон и не участвует в дебатах. Его цель — поддерживать группу в выполнении стоящих перед ней задач, привести ее к общему пониманию вопросов, выводов и решений.

Это ведущий серии встреч, который организует, направляет, стимулирует и оптимизирует процесс поиска информации, ее обработки и принятия решений на ее основе, согласно задаче, поставленной перед группой. В этом процессе фасилитатор фильтрует свои стереотипы восприятия, не излагает свой взгляд на проблему, не предлагает свои варианты решений или способы действий. Он предоставляет средства, с помощью которых группа самостоятельно выполняет свои задачи.

Самостоятельный поиск информации и решений мотивирует, обеспечивает более эффективное усвоение и анализ информации, ускоряет процесс принятия решений. А если это обучающий процесс, способствует более эффективному освоению и закреплению приобретенных знаний и навыков. Именно поэтому роль фасилитатора ограничена по влиянию на результаты группы.

Ключевые моменты

Чтобы роль фасилитатора была эффективной, ему следует знать, когда взять на себя руководство, а когда соблюдать нейтралитет и не вмешиваться. Этот баланс довольно сложно поддерживать! Ключевой фактор успеха — опыт и грамотная подготовка, в ходе которой следует заранее спланировать ход процесса и продумать шаги руководства. Кроме того, следует сохранять сосредоточенность на групповой динамике и результатах, а не на промежуточных вопросах и частных мнениях.

Содействие дискуссии — интересная, полезная и важная роль. Для успешной работы потребуется время, чтобы подумать о процессе и теме. А также не помешает освоить навыки, необходимые для проведения мероприятия и его успешного завершения. Фасилитатор — ответственная деятельность, которой можно гордиться. А при ее успешном освоении — наслаждаться потоком идей и успешными результатами.