Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.

Кто придумал матрицу и зачем она нужна
Как работать с матрицей
Квадрат А
Квадрат B
Квадрат C
Квадрат D

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.

Источник

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Немного истории

Матрица Эйзенхауэра, как легко догадаться, получила название по фамилии своего создателя. Дуайт Эйзенхауэр родился 14 октября 1890 года в бедной религиозной семье. В 1910 он поступил в Вест-Пойнт, так как мечтал о военной карьере, а уже в 1918 году получил чин подполковника. Правда отправиться на Первую мировую не успел, но нашёл своё место в военном министерстве.

Затем началась Вторая мировая – тогда он стал полковником и начальником одного из штабов, после чего получил массу лестных отзывов от генералов, с которыми служил. После – занял пост начальника отдела военного планирования, командовал американскими силами в Британии. Стал знаменит именно на конференции, проходившей по этому поводу.

Полковник сделал очень много для победы над нацистами, непосредственно участвовал в процедуре подписания акта о капитуляции Германии. В чине генерала он вышел в отставку и стал президентом Колумбийского университета. Далее было создание американской ассамблеи, командование объединенными вооруженными силами НАТО и американскими военными силами в Европе во время Корейской войны, что подтолкнуло Дуайта к политике.

Этот путь привел к тому, что 20 января 1953 года прошла инаугурация и бывший военный стал 34-м президентом в истории США, набрав на выбора 55,2% голосов избирателей. Свое кресло он занимал до 1961 года.

К чему эта небольшая историческая справка? Она лишь доказывает, что матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов действительно работает – вряд ли человек, достигший таких впечатляющих успехов, мог пользоваться бесполезным, не работающим методом.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Это важно?

Да/Нет

Это срочно?

Да/Нет

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Квадрант A: важные и срочные дела

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Как определить важность задачи

Мало понимать, в чем заключается суть матрицы Эйзенхауэра – нужно научиться бегло оценивать дела и распределять их по спискам. Мы же не хотим бесконечно сидеть над квадрантами, лучше сосредоточиться на выполнении?

Задайте себе вопросы:

Если я отложу задачу, она потеряет актуальность?
У меня возникнут проблемы или я упущу возможность?

Так определяется срочность. А теперь такие вопросы:

Насколько это соответствует моей цели?
Это важно для меня?

Теперь мы узнали и важность. Переходим к приоритетности:

Могу ли я отложить дело?
Насколько этот пункт важен для меня, моих целей и ценностей?

Готово – ваш проект отправляется в нужный квадрант!

В один сектор лучше не добавлять более восьми пунктов. По мере выполнения можно пополнить квадрант, но делать это не желательно. По крайней мере, в начале.

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно! Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

Использование системы показателей для приоритизации целей

Какие инструменты приоритизации должна использовать ваша организация и как подсчитать балл приоритетности?

Фактически большинство организаций создают собственную версию модели приоритизации. В BSC Designer включены шаблон приоритизации и шаблоны, доступные в программе.

Далее мы рассмотрим:

построение собственной системы показателей приоритизации
примеры использования этого шаблона

Подготовка шаблона приоритизации и системы показателей

Создайте новую систему показателей, используя шаблон «Модели приоритизации»:

Шаблон приоритизации
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30
шаблонам ССП, включая
Шаблон приоритизации
.

В группе «Шаблон приоритизации» вы увидите список параметров оценки по умолчанию. Для этого примера мы использовали параметры модели RICE.

Рассмотрим предварительную настройку параметров и способы и настройки в соответствии с потребностями вашей модели приоритизации.

Вес параметров

У каждого параметра есть соответствующий вес (в колонке «Вес»). Вес конкретного параметра можно изменить на вкладке «Производительность».

Позитивные и негативные параметры

Некоторые параметры были предварительно настроены как имеющие позитивное

воздействие на конечный балл приоритетности (оват, воздействие, уверенность), некоторые – как обладающие
негативным
воздействием (усилия).

Направление оптимизации параметра можно изменить на вкладке «Производительность».

Единицы измерения

Все параметры настроены для использования единиц «Экспертная оценка», численно представляющие параметры на нелинейной шкале:

Таким образом, мы можем определить значение каждого параметра, используя естественный выбор:

Если предложенные единицы «Экспертной оценки» не соответствуют вашей модели приоритизации, вы можете настроить и на вкладке «Общее»:

Иконка параметра

Чтобы было проще читать систему показателей приоритетов, мы присвоили параметрам иконки. Чтобы изменить её, нажмите на иконку рядом с именем параметра:

Описание параметра

Короткое имя, например, «Воздействие» требует некоторы пояснений. Для этой цели вы можете воспользоваться полем «Описание».

Пример: модель приоритизации на практике

Чтобы продемонстрировать, как работает шаблон приоритизации, я использую две конкурирующие идеи:

Локализация продукта на латынь
Локализация продукта на португальский

Создание копии модели приоритизации

Чтобы придать вещам форму, создадим новую группу

под названием “Пример: анализ приоритетов”

Теперь мы можем скопировать и вставить

шаблон приоритизации в группу.

Я переименовал

первую копию в «Локализацию на латынь», вторую – в «Локализацию на португальский».

Баллы конкурирующи идей

Пришло время подсчитать балл

идей в соответствии с предложенными параметрами.

Хотя латынь не лишена области применения, для этого примера мы решим, что в локализации на латынь заинтересовано не так много людей. Соответственно, оценка «Овата» (см. поле «Значение») — «Низкий

»:

Далее подсчитаем очки для идеи локализации на португальский:

С одной стороны, португальский используется многими нашими потенциальными клиентами (параметр “Оват
” – “
Высокий
”), а
воздействие
локализации предположительно “
Важно
”.
С другой стороны, мы не знаем, подойдёт ли продукт для португалоязычного рынка, поэтому уровень уверенности
является
средним
:

Если вы собираетесь использовать результаты приоритизации для стратегического планирования, я рекомендую вам записать обоснование присвоенны параметрам баллов.

Для этой цели в BSC Designer есть инструмент “Инициативы”.

К примеру, для параметра “Уверенность

” мы можем создать инициативу “
Анализ потребителей местного рынка
”, в рамка которой мы проанализируем данные сайта и исторические данные о продажа на местном рынке:

Другой инициативой могут быть “Ресурсы для локализации

”, согласованные с параметром “
Усилия
”. Инициатива может включать бюджет и временные рамки локализации.

Балл приоритетности может меняться

В BSC Designer балл приоритетности привязан ко времени. Например, если ваша команда проанализировала местный рынок, она приобрела большую уверенность касательно выода на него продукта.

Для отображения этого изменения в программе, мы можем выбрать во внутреннем календаре другую дату и обновить данные параметра “Уверенность

”.

Если вы планируете отразить динамику изменения балла на рабочей панели, вы можете отследить, связано ли увеличение балла с выполнением инициативы:

Наождение идей с наивысшим приоритетом

Если мы вводим новые данные, программа обновляет подсчет приоритетности идей:

В нашем примере латынь набрала 13.61%, португальский – 46.27%. Как программа получает эти данные? Она нормализует параметры, подсчитывает приоритет каждого из ни, а затем использует и вес для подсчета общего балла приоритетности. Нюансы расчета мы рассмотрели в этой статье.

Если нам нужно выбрать одну из дву идей, становится очевидно, какая из ни является более приоритетной. Если вы сравниваете большее количество идей, используйте функцию Анализ

. Отсортируйте результаты по баллам приоритетности (производительность), а затем сфокусируйтесь на анализе контейнеров (конкурирующие идеи):

Теперь список идей отсортирован по приоритетности.

Особенности метода

Метод матричного анализа, позволяющий в процессе обработки большого количества числовых данных выявлять приоритетные, эквивалентен статистическому методу, известному как анализ важнейших компонент (principal component analysis), который является одним из основных методов многокомпонентного анализа.

Матрица приоритетов позволяет:

анализировать процессы производства, тесно связанные между собой;
анализировать причины несоответствий, которые связаны с большим объемом данных;
по результатам рыночных обследований выявлять требуемый уровень качества;
постоянно определять характеристики, способные изменяться под влиянием каких-либо условий.
выполнять комплексные оценки качества;
анализировать нелинейные данные.

Результаты анализа статистических данных могут быть представлены графически в виде схемы предпочтений в зависимости от важнейших компонент данных, отложенных соответственно на осях абсцисс и ординат.

Пример оформления результатов анализа матричных данных, собранных для оценки действия различных болеутоляющих средств в зависимости от их «эффективности» и «мягкости» — двух важнейших компонент — показан на схеме.

Графическое представление результатов анализа матричных данных

На схеме видно, что обычный аспирин действует жестко и неэффективно. Наиболее эффективен экседрин, но он одновременно является одним из наиболее жестких средств. Тайленол наилучшим образом сочетает эффективность и мягкость.

Дополнительная информация:

Единственный числовой метод анализа из семи инструментов управления качеством. Однако результаты анализа обычно представляют в виде диаграммы.
Анализ матричных данных часто рассматривается как факультативный.