Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

Матрица приоритетов

В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:

Важные и не срочные	Важные и срочные
Не важные и не срочные	Не важные и срочные

Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.

Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.

Матрица Усилия-Влияния

В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Большие усилия и низкое влияние	Большие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияние	Низкие усилия и высокое влияние

Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.

Значение понятия

Человеческая жизнь имеет много граней, она сложна, непредсказуема и индивидуальна. Каждый человек имеет свой характер, поэтому к одинаковым событиям в жизни люди относятся по-разному.
Взгляды на происходящие события и их восприятие отличает одного человека от другого. Каждый ассоциирует слово «приоритет» с разными вещами. Студент видит перед собой долгожданный диплом, спортсмен – победу в соревновании, молодой специалист – карьерный рост. Понятие, что такое жизненные приоритеты, можно охарактеризовать следующей фразой:

«Приоритеты – это занятия, которые смогут через определенное время оправдать силы и время, которое на них потратили».

Основные ценности в жизни человека

Трудно встретить двух людей, имеющих абсолютно идентичные приоритеты. Однако существуют личностные ценности, характерные для всех разумных женщин и мужчин. Что может быть главным в человеческой жизни? Базовые ценности человека составляют небольшой список.

Любовь к себе. Ее не стоит путать с эгоизмом и самовлюбленностью. Это чувство собственного достоинства, желание развиваться как личность, стремление к достижению счастья и внутренней гармонии. Без здоровой доли любви к себе, человек не сможет жить полноценной жизнью.
Семья. Для подавляющего большинства людей жизненные приоритеты заключаются в достижении семейного счастья. Жена или муж, дети, внуки, уютный домашний очаг – это огромное богатство.
Карьера. Какие бывают жизненные ценности? Многие люди первостепенное значение придают своей профессиональной деятельности. Для активных леди и джентльменов карьерный рост иногда значит больше, чем семья, поэтому они все силы направляют на достижение успехов на рабочем месте.
Общественная жизнь. Альтруисты главным приоритетом считают труд на благо общества. Собственные потребности такие люди обычно ставят на второй план.
Самодисциплина. Жизненные ценности – что это такое? Это умение направлять личную деятельность на достижение каких-либо результатов таким образом, чтобы предпринимаемые поступки не противоречили моральным принципам. Для личности чрезвычайно важна дисциплина – умение выполнять обязанности и обещания, данные себе или окружающим. Самодисциплина требует огромной силы воли и характера, однако она невероятно полезна для личностного роста.

Ценности в жизни человека могут быть и другими, индивидуальными и совершенно неожиданными. Они отражаются на поставленных целях и способах их достижения. Если говорить о не основных ценностях в жизни, какие они бывают:

честность;
здоровье;
оптимизм;
терпение;
толерантность;
духовное развитие;
уважение;
надежда;
творческая реализация;
благодарность;
вера в людей.

Список можно продолжать достаточно долго. Все эти приоритеты представляют собой сложную структуру. Благодаря им человек может предвидеть негативный исход ситуации и всевозможные неудачи. Ими руководствуются в течение всей жизни, однако допускается, что со временем моральные установки могут кардинально изменяться.

Классификация приоритетов

Ценности в жизни можно сравнить с ориентирами. На них в нужный момент человек может опереться, сверить по ним правильность выбранного направления. Это личностные качества, человеческие убеждения, идеалы и ощущение правильности того, что индивид в жизни делает. Когда приоритеты в жизни расплывчаты, может наступить потеря смысла существования и, как следствие, состояние отчаяния.

Если, к примеру, существуют проблемы с положением финансового плана, или человеку подчас не слишком просто принять решение в каком-то вопросе, это означает, что мир внутри него не соответствует окружающей действительности.

Важно! Приоритеты, которые также можно назвать установками, являются хорошими попутчиками для жизни полной, яркой и продуктивной.

Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины. Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств.

Выбор приоритетов

Список приоритетов может быть очень большим. Однако из всего существующего многообразия ценностей выделяют три основных:

Все, что касается профессиональной деятельности: бизнес, карьера, работа, ее поиск, составление резюме и все, что связано с выбранной стезей трудового направления;
Все, что относится к делам личного характера: личные отношения и личная жизнь;
Все, что можно причислить к личностному развитию: рост духовный, познание себя и жизни.

Факторы влияния на приоритеты в жизни человека

Привычки успешных людей — что делать ежедневно для успеха в жизни

Для того чтобы расставить в жизни приоритеты, необходимо учитывать влияние некоторых факторов, которые могут показаться малозначительными и простыми, но это только на первый взгляд. На самом деле они оказывают воздействие на позицию в жизни и конкретные взгляды человека:

На первое место среди всех таких факторов можно ставить время. Многие люди в молодости нечасто думают о сохранении здоровья или семейной жизни. Большее предпочтение они отдают карьере или веселью. В возрасте более зрелом они начинают расставлять ценности в порядке, совершенно обратном первому.
Следующим фактором являются те события, которые в жизни каждого происходили. Тут немаловажную роль играет то, какими они были: плохими или хорошими, грустными или радостными. От этих событий зависит то, как человек смотрит на ту или иную ситуацию в жизни, имея в своем арсенале опыт подобного в прошлом.
Самым главным и даже ключевым считается фактор пережитых жизненных трудностей в какой-либо одной или сразу нескольких сферах. Здесь вариантов, по которым события станут развиваться, может быть два. Если происходят какие-то неудачи в работе или ее поиске, человек может еще больше стремиться к лучшему результату или, боясь прошлых проигрышей, вовсе потерять всякую надежду и поставить данный приоритет на место последнее.

Самая важная задача (Most Important Task)

Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

Примеры

Чтобы лучше понять, что представляет собой расстановка приоритетов, давайте разберем несколько очень простых примеров из жизни:

Пример 1. Человек уезжает на несколько дней в командировку. Через пять минут за ним должно приехать такси и отвезти его в аэропорт. За это время он успеет либо помыть посуду, либо полить цветы. Что важнее?

Приоритетная задача: полить цветы. С посудой за эти дни ничего не случится, а цветы могут погибнуть.

Пример 2. Человек зашел в супермаркет, чтобы купить ребенку молока, а себе — острой приправы к мясу. Внезапно он обнаружил, что денег хватит только на что-то одно. Что лучше купить?

Приоритетная задача: купить молока. Приправа не является чем-то необходимым.

Пример 3. Менеджер по продажам собрался почистить корпоративную почту от спама. В этот момент ему позвонил постоянный клиент и попросил принять заказ. Чем сейчас следует заняться?

Приоритетная задача: принять заказ. Это основная обязанность менеджера.

Пример 4. Молодой человек окончил университет. Он поставил перед собой две краткосрочных цели: найти высокооплачиваемую работу по специальности и собрать денег на первичный взнос по ипотеке. О чем он должен думать в первую очередь?

Приоритетная цель: найти работу. Без этого вторая цель вряд ли осуществима.

Заметим, что все перечисленные выше примеры однозначные и даже немного утрированные: в них сразу понятно, что важно, а что нет.

Однако в реальной жизни приоритеты далеко не всегда можно определить «на глазок». Иногда для этого требуется тщательно проанализировать ситуацию, обдумать последствия и взвесить все возможные за и против.

Также важно понимать, что приоритет какой-либо задачи — это понятие, как правило, субъективное. В одной и той же ситуации для одного человека будет важно «закончить проект по работе», для другого — «пойти на тренировку», а для третьего — «съездить с семьей на пикник». Здесь многое зависит от целей и ценностей человека, его характера и личных качеств.

Метод Айви Ли

История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

Третий — план предстоящих действий

Когда ясна цель и виден стартовый уровень, настало время тщательно разработать поэтапное продвижение к идеалу. Нельзя сдвинуть скалу голыми руками, но можно ее раздробить на куски и постепенно перенести по одному. Так я рекомендую поступать и тем, кто решил изменить все к лучшему. Глобальная цель должна состоять из череды промежуточных, для них определяется время и просчитываются необходимые шаги.

Иногда приходится встречать людей, которые попытались сразу объять необъятное. В результате они потеряли веру в себя и опустили руки. С такими клиентами работать тяжело, но помочь им можно, проходя вместе с ними предварительные этапы и совместно намечая пути достижения цели. Как правило, их вторая попытка оказывается гораздо результативнее.

Важно не оповещать окружающих о своих планах, пока не началась их реализация. Пустые разговоры растрачивают драгоценную энергию, превращая благие начинания в бахвальство и могут серьезно навредить.

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:

Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.

Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.

Время делать выбор

Как сложится судьба человека, сможет ли мечта стать реальностью, зависит только от него самого. Знание о том, что такое и как правильно расставлять приоритеты в жизни человека, работе, делах и как этому научиться, открывает простор не только для самосовершенствования, но и для упорядочивания своей судьбы. Для этого разработаны целые системы, они базируются на утверждении, что каждый человек идет к достижению цели своими путями и предлагают модели поведения. Остается только вникнуть в их действие и выбрать самый близкий по алгоритму вариант. Любой из них подразумевает несколько этапов осуществления задуманного. Почувствовав, что какая-то из жизненных сфер выходит из-под контроля или препятствует выходу следующий уровень развития, меняйте положение сразу же.

Метод MoSCoW

В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:

M (Must Do) – задачи, которые вы должны выполнить обязательно.
S (Should Do) – это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем M-задачи.
C (Could Do) – эти задачи можно бы и сделать, но если вы их не выполните, то ничего страшного не случится.
W (Won’t Do) – эти задачи вообще можно не делать.

Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.

Пирамида Маслоу

Эта известная таблица систематизирует человеческие потребности. Все наши нужды выстроены здесь в определенном подчинении по отношению к друг другу: не удовлетворив нижний уровень, невозможно двигаться выше.

Взаимосвязь практического и духовного давно доказана. Без удовлетворения базовых потребностей не получится сделать шаг дальше. Система, разработанная психологом Абрахамом Маслоу, наглядно показывает возможное определение приоритетных задач и целей. В основу он положил физиологические потребности, дающие силы для продвижения по дороге жизни. Следующим требованием становится безопасность человека и его близких. Далее следует потребность в любви, которая дополняется желанием признания заслуг и уважения других членов общества. На вершину он поместил самовыражение, как акт высшего творчества. Но он невозможен без соблюдения базовых требований хотя бы в минимальном объеме. Это распределение обязательно учитывается, иначе планы рискуют так и остаться в виде таблиц и графиков, не имея под собой основы для фактической реализации.

Техника ABCDE

Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.

Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

A – это то, что вы должны делать в первую очередь (так же, как задачи M в MoSCoW).
B – это то, что вы должны делать во вторую очередь (так же, как задачи S в MoSCoW).
C – это то, что можно, но не обязательно делать (так же, как задачи C в MoSCoW).
D – это задачи, которые вы должны делегировать (или автоматизировать).
E – дела, которые вы можете устранить (так же, как задачи W в MoSCoW).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.

Книги

Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству тайм-менеджмента, уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

«На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
«Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
«Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
«Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
«Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
«Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
«Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
«К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

Советуем также прочитать:

Сторителлинг
10 ошибок в тайм-менеджменте
Как быть эффективным на своей работе
Искусство расставлять приоритеты
Как организовать свои дела с помощью Agile
План персонального развития
Лучшие материалы блога в 2021 году: тайм-менеджмент и продуктивность
Как разработать эффективный план действий
Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник
Временной бюджет
Как превратить дедлайн в друга?

Ключевые слова:1Упрврем

Скрам-приоритизация

Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.

Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.

В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:

Насколько важна эта задача?
Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.

Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.

Воспитание

Вопрос формирования жизненных целей и приоритетов преимущественно актуален для новоиспеченных родителей и тех, чье воспитание по каким-то причинам находится только в собственных руках. Большинство людей хотят вырастить сына или дочь или быть самим счастливыми и правильно развитыми. Собственное понимание родителями правильности приоритетов – это ключевой фактор при выборе системы ценностей, которую хочется привить детям.

Если жизнь ребенка обойдется без травм и сильных потрясений, выработанные в детском возрасте представления (о любви, семье, материальном обогащении, образовании, саморазвитии и карьерном росте) закрепятся в подсознании на всю жизнь. Как правило, в семье трудоголиков и карьеристов вырастают трудящиеся и амбициозные личности, которые активно стремятся к определенному статусу. Когда в приоритете семьи любовь и близкие люди, то вырастает ребенок, который ценит чувства и взаимоотношения.

Ваши приоритеты во многом зависят от жизненного опыта, того, с чем приходится ежедневно сталкиваться. Бессмысленно убеждать подрастающее поколение в значимости семейных ценностей, если, например, отец не бывает дома из-за работы, а мать все внимание уделяет подругам. Родители должны показывать то, что считают правильным и уместным, на собственном примере.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Три сферы ценностей

Приоритеты индивидуальны и зависят преимущественно от того, что конкретному человеку привили в детстве в семье и школе. Воспитание нравственности и прочих достоинств – залог гармоничной личности с правильными приоритетами жизненных ценностей.

Их полный список огромен. Но существуют три самые значимые части ценностей здоровой личности:

Дело, работа, бизнес.
Личная жизнь и отношения.
Собственное развитие.

Кроме того, разделяют материальные и духовные ценности.

Что еще?

Жизненные приоритеты человека список и других ценностей включают. Среди них следующие:

Нравственность.
Толерантность.
Творческая самореализация.
Надежда.
Доброта.
Прощение.
Дисциплина.
Благодарность.
Альтруизм.
Терпение.
Сострадание к людям и животным.
Вера в других.
Честность.
Оптимизм.

Категория 2. Важно и не срочно

Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К ним относится следующее:

Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».

Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.

Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.

Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.